Este artigo é um resumo de um estudo de caso publicado originalmente no site do Migration Policy Institute. A autora do estudo de caso é Peggy Liao, especialista em programas e políticas de acesso linguístico da cidade de Seattle.
Quando falamos sobre acesso linguístico, muitas vezes pensamos em oferecer serviços de interpretação para ajudar pessoas com proficiência limitada em inglês (LEP) a se comunicarem com funcionários públicos e participarem da vida cívica. Mas a tradução é tão importante quanto — se não mais.
A cidade de Seattle aprendeu isso na prática ao reformular seu programa de acesso linguístico durante a pandemia da COVID-19. A cidade há muito tempo contava com uma abordagem descentralizada para a tradução, mas decidiu centralizá-la para garantir acesso efetivo aos residentes imigrantes e refugiados.
Neste estudo de caso, vamos examinar como a cidade de Seattle centralizou seus serviços de tradução, quais benefícios observou até agora e quais medidas outras cidades podem adotar para melhorar seus próprios programas de acesso linguístico.
O desafio: uma abordagem descentralizada à tradução
Antes de centralizar seus serviços de tradução, a cidade de Seattle contava com um sistema descentralizado, no qual cada departamento era responsável por contratar serviços linguísticos conforme a necessidade. Essa abordagem fragmentada era ineficiente e, muitas vezes, resultava em duplicação de esforços e inconsistência na qualidade.
Devido à falta de um banco de dados central onde todas as traduções fossem armazenadas, vários departamentos podiam acabar traduzindo o mesmo documento várias vezes. Além do aumento dos custos, isso também significava que o mesmo termo poderia ser traduzido de maneiras diferentes entre os departamentos, o que poderia confundir e frustrar os residentes com domínio limitado do inglês (LEP).
Como a cidade enfrentou uma demanda sem precedentes por serviços de tradução durante a pandemia, concluiu que precisava de uma abordagem mais simplificada e centralizada.
A solução: um centro centralizado para serviços linguísticos
A primeira medida tomada pela cidade de Seattle foi centralizar a tradução de documentos. Para isso, criou uma equipe de mais de 50 tradutores profissionais da comunidade local para traduzir materiais para os 20 idiomas mais falados em Seattle. A Equipe de Acesso Linguístico do Escritório de Assuntos de Imigrantes e Refugiados (OIRA) tornou-se o centro dos serviços de tradução.
Em segundo lugar, a prefeitura decidiu utilizar uma ferramenta de tradução assistida por computador (CAT) para apoiar seus esforços de centralização. Após analisar várias opções, a prefeitura escolheu o Smartcat, uma plataforma de CAT baseada em nuvem. Sua natureza online facilitou o acesso da força de trabalho distribuída da prefeitura, e seus diversos recursos — como memória de tradução, glossários e ferramentas de garantia de qualidade — ajudaram a otimizar os fluxos de trabalho e acelerar o processo, mantendo a qualidade. A plataforma também permite efetuar o pagamento a todos os fornecedores de uma só vez, o que agiliza o processo de aquisição.
Se antes diferentes departamentos podiam acabar traduzindo o mesmo documento várias vezes, agora haveria um repositório central para todas as traduções, de modo que qualquer departamento pudesse acessá-las e reutilizá-las conforme necessário.
“Quando os departamentos enviam um projeto semelhante a um que já realizaram no passado, o sistema lembra aos tradutores o conteúdo traduzido anteriormente”, diz Peggy Liao, especialista em políticas e programas de acesso linguístico da cidade. “Tanto a memória de tradução quanto as bases terminológicas tornam a comunicação escrita no idioma consistente e profissional.”
O processo: da solicitação à tradução e ao pagamento
“Só o recurso de gerenciamento de fornecedores da Smartcat já nos poupou cerca de 1.000 horas por ano em tarefas administrativas e de gerenciamento de projetos (o equivalente a meio ETI), ao automatizar nossa papelada e os pagamentos aos mais de 50 linguistas que contratamos regularmente em nossa comunidade local”, acrescenta Peggy. “A tecnologia de tradução automática da Smartcat, o Smartwords, nos permite reutilizar facilmente conteúdos traduzidos anteriormente e reduziu nossas despesas com tradução em 17%. Para uma prefeitura, esses números fazem uma enorme diferença na alocação de nossos recursos para melhor atender nossas comunidades.”
Com o novo sistema em funcionamento, a Equipe de Acesso Linguístico agora pode lidar com solicitações de serviços de tradução de forma muito mais eficiente.
Veja como funciona:
Qualquer funcionário da prefeitura pode enviar um documento para o portal Smartcat. Ele pode ver o custo imediatamente e, posteriormente, acompanhar o andamento do trabalho.
A Equipe de Acesso Linguístico vê o projeto aparecer em seu espaço de trabalho no Smartcat e o atribui aos tradutores da comunidade.
Os tradutores da comunidade fazem login no Smartcat e veem uma interface tabular onde o texto original é dividido em frases, representadas como linhas. Eles veem o original à esquerda e inserem a tradução à direita.
Se houver vários tradutores trabalhando no mesmo documento, eles podem acompanhar o andamento uns dos outros em tempo real e deixar comentários. O mesmo vale para revisores ou editores que precisem verificar a tradução.
Nesse processo, os tradutores têm acesso a memórias de tradução — ou seja, o banco de dados de conteúdos traduzidos anteriormente. Eles também não precisam pesquisar manualmente — sempre que o Smartcat “reconhece” uma tradução que já foi feita, ela aparece como sugestão.
Os tradutores também podem acessar bases terminológicas, também conhecidas como “glossários”, onde podem consultar palavras ou frases específicas cujas traduções foram aprovadas como padrão.
Assim que a tradução estiver concluída, a Equipe de Acesso Linguístico pode visualizá-la imediatamente, sem a necessidade de enviar ou receber arquivos por e-mail.
Duas vezes por mês, a equipe prepara uma fatura na plataforma cobrando todas as traduções concluídas no mês. Após o pagamento da fatura, o Smartcat distribui os valores aos tradutores de acordo com o devido.
Os benefícios: uma cidade mais acessível
Até o momento, a cidade de Seattle tem obtido diversos benefícios com a centralização de seus serviços de tradução de várias maneiras, tais como:
Acesso equitativo. Ao consolidar todos os serviços linguísticos em um único local, a cidade conseguiu oferecer acesso equitativo aos residentes imigrantes e refugiados. Agora, as ações de aproximação e as comunicações podem ser conduzidas de maneira mais coordenada, com todos os departamentos trabalhando a partir do mesmo banco de traduções.
Comunicação consistente. O uso de memórias de tradução e bancos de terminologia pela cidade ajudou a garantir uma comunicação consistente e profissional no idioma de destino em todos os departamentos. As memórias de tradução e os glossários ajudam a garantir que o mesmo termo seja traduzido da mesma maneira todas as vezes, de modo que não haja confusão ou frustração para os residentes com domínio limitado do idioma (LEP).
Fluxos de trabalho eficientes. O uso da tecnologia ajudou a otimizar os fluxos de trabalho e acelerar o processo de tradução, mantendo a qualidade. Como todos os departamentos agora têm acesso ao mesmo banco de traduções, não há necessidade de duplicar esforços ou se preocupar com inconsistências.
Força de trabalho local. Por meio de parcerias com tradutores da comunidade, a prefeitura tem conseguido apoiar a força de trabalho local. Dessa forma, os residentes imigrantes e refugiados não apenas têm melhor acesso aos serviços municipais, mas também a oportunidade de trabalhar para a prefeitura e contribuir com sua comunidade.
Conclusões: o que outras cidades podem aprender com Seattle
A história da cidade de Seattle não é, de forma alguma, única. Na verdade, muitas outras cidades e municípios enfrentam os mesmos desafios no que diz respeito ao acesso linguístico. Isso é especialmente relevante na atual situação geopolítica, em que centenas de milhares de refugiados e imigrantes estão migrando para cidades em todo o mundo.
A experiência da cidade de Seattle pode ajudar outros municípios a aprimorar seus próprios programas de acesso linguístico por meio dessas cinco medidas-chave:
Ponto único de responsabilidade. Ao nomear um funcionário em tempo integral para a política de acesso linguístico, a cidade pode garantir que o programa receba a atenção que merece.
Padronização. Ao criar bancos de terminologia e utilizar memórias de tradução, a cidade pode garantir que suas traduções sejam consistentes e de alta qualidade.
Comunidades locais. Ao estabelecer parcerias com prestadores de serviços linguísticos profissionais locais ou tradutores comunitários, a prefeitura pode apoiar a força de trabalho local.
Tecnologia. Ao utilizar a tecnologia de forma criteriosa, a prefeitura pode otimizar os fluxos de trabalho e acelerar o processo de tradução, mantendo a qualidade.
Compartilhamento de melhores práticas. Ao aderir a uma rede regional de acesso linguístico, a prefeitura pode compartilhar melhores práticas com outros municípios e aprender com suas experiências.
Graças às soluções de localização oferecidas pela Smartcat, as prefeituras podem adotar uma abordagem mais holística e coordenada em relação ao acesso linguístico. Ao centralizar seus serviços de tradução, elas podem garantir acesso equitativo para todos os residentes, fluxos de trabalho eficientes e comunicação consistente entre todos os departamentos.
