Como as empresas de tradução podem reduzir pela metade o custo total do processo de pagamento, resultando em um crescimento de até 50% no EBITDA.
Por que a automação de pagamentos é importante
Os principais fatores que impulsionam o crescimento de uma empresa de tradução são seus esforços de vendas e marketing e sua escalabilidade de produção, onde a automação de pagamentos desempenha um papel importante. Embora a eficiência do processo de pagamento seja frequentemente negligenciada nos estágios iniciais, ela se torna essencial rapidamente quando sua empresa começa a crescer. Você pode iniciar um negócio de prestação de serviços linguísticos (LSP) com apenas alguns fornecedores. Mas, à medida que cresce, você começa a trabalhar com dezenas e depois centenas de freelancers, cada um realizando vários trabalhos por mês. Portanto, você precisará calcular os acréscimos para várias centenas de trabalhos todos os meses e, em seguida, pagar usando os métodos preferidos dos fornecedores. Nessa altura, você provavelmente contratará vários funcionários para lidar com todo o processo de faturamento e pagamento. À medida que o volume de rotina aumenta, o faturamento e os pagamentos se tornam um gargalo no seu fluxo de trabalho. Embora você possa ter um bom desempenho em vendas, marketing e tradução, pode estar fazendo pouco progresso devido à ineficiência do faturamento e dos pagamentos. Então, é essencial automatizá-los se você quiser avançar para um nível em que possa gerenciar confortavelmente centenas ou milhares de fornecedores e clientes em todo o mundo.
Outra barreira significativa ao crescimento é o recebimento de pagamentos de clientes no exterior. Em países com mercados financeiros menos desenvolvidos, esse processo pode ser bastante complicado para ambas as partes. Os clientes têm dificuldade em fazer transferências bancárias para esses locais e podem optar por fornecedores sediados nos EUA ou na UE simplesmente porque é mais fácil pagar a eles. Além disso, os custos da conversão obrigatória de moeda e as comissões apenas para creditar o dinheiro em sua conta local podem ser bastante elevados.
Ao conversar com milhares de nossos usuários em todo o mundo, descobrimos uma maneira de você evitar as armadilhas típicas e se tornar mais competitivo e crescer rapidamente, automatizando o gerenciamento da sua cadeia de suprimentos e, especificamente, as operações de pagamento.
As melhores práticas abaixo descrevem seis rotinas essenciais que os LSPs podem automatizar para aumentar a eficiência e elevar seus resultados financeiros em até 50%.
Sem pagamentos individuais e sem burocracia
Você não precisa contratar cada freelancer ou LSP separadamente. Você assina um contrato de serviços de tradução com a Smartcat e paga uma fatura que inclui os pagamentos a todos os fornecedores que você contratou durante esse período. Você pode configurar suas condições de pagamento, para não precisar alterar seus procedimentos de pagamento atuais.
O Smartcat automatiza seus pagamentos e documentação com cada freelancer ou LSP individualmente.
Imagine não precisar manter todos esses contratos e não ter que lidar com centenas de transações mensais. Essa mudança por si só terá um enorme impacto na sua eficiência, especialmente se você já tiver dezenas (e contando) de fornecedores ativos.
Um método de pagamento
Se você tiver a sorte de estar em um país economicamente desenvolvido e realizar pagamentos apenas dentro de suas fronteiras, os custos de transação podem ser relativamente baixos. Mas se o seu processo de pagamento abrange mais do que apenas alguns países com condições favoráveis, você inevitavelmente gastará de 5 a 10% apenas em comissões por transferências de dinheiro. E você pode não ver claramente onde gasta o que gasta, pois analisar essas transações leva ainda mais tempo. Isso não inclui o tempo que você gasta reconciliando métodos de pagamento, negociando acordos, considerando consequências fiscais e concordando sobre como dividir comissões com os beneficiários. Você geralmente tende a esquecer, ignorar ou simplesmente ter dificuldade em calcular esses acréscimos aos custos transacionais. Você estima os custos de pagamento como meros custos diretos de transação e depois se pergunta onde foi parar a margem.
Com o Smartcat, basta fazer uma transferência bancária ou um pagamento online com cartão, utilizando suas próprias condições de pagamento, e está tudo pronto. O resto é automatizado e feito pelo Smartcat.
Conformidade tributária automatizada
Diferentes países tratam de forma diferente as questões fiscais relativas aos pagamentos de empresas a indivíduos. O mesmo se aplica aos pagamentos efetuados além-fronteiras. Todas estas diferenças fiscais no tratamento dos freelancers são resquícios de décadas atrás, quando os negócios não eram tão globais como são hoje e as empresas não costumavam trabalhar com freelancers remotos tanto quanto fazem atualmente. No ramo da tradução, se você deseja crescer, precisa lidar com outros pares de idiomas além do seu idioma nativo, portanto, precisa trabalhar com freelancers de vários países. Em média, apenas 10% das pessoas envolvidas nas operações de uma empresa de tradução são funcionários internos, sendo o restante freelancers de todo o mundo. Mas as diferenças ainda existem e você não quer que sua equipe de contabilidade perca tempo estudando riscos tributários e de conformidade. Para operar com eficiência e em escala nessas circunstâncias, você deve ter um processo transparente e unificado para pagamentos em massa a todos os fornecedores em todo o mundo.
Você não precisa se preocupar com os impostos que deve pagar ou os formulários que deve preencher, dependendo da residência fiscal do seu beneficiário.
E você não precisa alterar suas estruturas jurídicas e financeiras para acompanhar as mudanças constantes nas leis tributárias, especialmente se você trabalha com dezenas de países. Manter um único contrato com a Smartcat é fácil e transparente. E você sempre tem a certeza de estar em total conformidade com os requisitos tributários.
Integração de fornecedores
Incorporar novos fornecedores nunca foi uma tarefa fácil. Eles tendem a fazer muitas perguntas antes de concordarem com seus termos e condições e estarem prontos para começar seu primeiro trabalho real. Seus gerentes de fornecedores precisam revisar as taxas dos fornecedores, os esquemas de descontos e os termos e métodos de pagamento, o que acaba gerando mais papelada. Às vezes, isso resulta na não inclusão de um fornecedor testado com sucesso que você realmente queria em sua equipe. Esses problemas tendem a se repetir mesmo que a primeira etapa tenha sido bem-sucedida: os fornecedores mudam suas informações financeiras e comerciais o tempo todo, e você desperdiça mais esforços com cada novo fornecedor integrado.
Como alternativa, você pode simplesmente delegar isso à Smartcat e esquecer o assunto.
Os fornecedores também ficam mais satisfeitos. Eles têm todos os seus dados disponíveis e gerenciáveis online 24 horas por dia, 7 dias por semana, podem visualizar os termos e condições e têm uma variedade de métodos de pagamento para escolher para cada país. Com base em nossa experiência com LSPs em diferentes países, até metade do tempo que eles gastam no gerenciamento de fornecedores é dedicado à integração de fornecedores e à subsequente reconciliação contínua de termos e condições. A outra metade é geralmente gasta em pesquisas e testes. Portanto, ao remover isso da sua carga de trabalho, você torna sua equipe de VM duas vezes mais eficiente.
Automação de faturamento
O faturamento é demorado se seus gerentes de projeto tiverem que manter todas as estatísticas do projeto e calcular manualmente o valor devido a cada fornecedor. Eles geralmente fazem isso em uma planilha ou em um TMS (Sistema de Gerenciamento de Tradução) e não conseguem rastrear automaticamente os trabalhos realizados pelos fornecedores. Portanto, eles precisam fazer isso sempre que algo muda, e em um projeto de tradução, algo muda o tempo todo. O número de palavras a pagar pode mudar após a conclusão devido a correspondências na TM. Alguns fornecedores podem não conseguir terminar sua tarefa dentro do prazo, então os gerentes de projeto precisam adicionar mais fornecedores e recalcular a contagem inicial de palavras. E assim por diante. Essa é uma rotina diária para muitos provedores de serviços linguísticos.
Agora imagine que a maioria desses cálculos é feita automaticamente enquanto o trabalho está sendo concluído. Você tem total transparência e certeza sobre quanto deve a qualquer fornecedor em um determinado momento.
Você sempre tem tudo o que precisa para planejar seu fluxo de caixa. E os fornecedores podem acompanhar online quanto dinheiro ganharam em um determinado período. Isso geralmente libera até 10% da carga de trabalho de suas equipes de gerenciamento de projetos e contabilidade. E isso é muito significativo quando você recalcula em ganhos!
Cobrança de pagamentos
Nem sempre é igualmente conveniente pagar a um prestador de serviços no exterior e dentro do seu próprio país. Essa é uma das razões pelas quais, muitas vezes, um comprador prefere lidar com um LSP local. Existem países onde essa questão é especialmente desafiadora, e pagar/receber pagamentos pode ser difícil para o cliente e caro para você. Conversão para moedas locais, comissões bancárias exorbitantes apenas para creditar dinheiro em sua conta e ainda mais burocracia — isso não ajuda você a administrar o negócio com eficiência e expandir rapidamente. A solução mais óbvia é registrar e administrar sua própria entidade jurídica em outro país, digamos, nos EUA, o que facilita as transações financeiras para você e seu cliente. Não é uma má ideia, mas requer algum investimento inicial, tanto de dinheiro quanto de tempo, e isso pode acabar sendo mais caro do que o custo das transações em si. Também requer custos de manutenção, e você não quer que seu caro contador americano atrapalhe algo com seus vários freelancers de diferentes países. Nem todos eles têm a especialização necessária para lidar com fornecedores de diferentes países. E você não quer um advogado ainda mais caro se algo der errado com os impostos.
A maneira simples, confiável e acessível de fazer isso seria ter a Smartcat como parceira, faturando seus clientes em seu nome, onde e quando você precisar.
A elegância dessa configuração é que, além de eliminar o incômodo de receber pagamentos de clientes no exterior, ela permite que você use o mesmo dinheiro para pagar seus freelancers em qualquer lugar, eliminando uma transação extra. Dessa forma, você pode dobrar sua eficiência em comparação com a mera automação de faturamento e pagamento.
Posfácio
De acordo com alguns de nossos usuários, automatizar as seis rotinas listadas acima permitiu que eles reduzissem seus custos totais de pagamento pela metade, resultando em um crescimento de até 50% no EBITDA.
O ganho de eficiência oferece uma vantagem sobre a concorrência na região, acelerando o seu crescimento global.
