Adote o gerenciamento automatizado de tradução para prestadores de serviços linguísticos voltados para o futuro

Na Smartcat, acreditamos que a automação é a chave para aliviar o estresse que os gerentes de projetos enfrentam. Assim como os pilotos de avião evoluíram de puxar várias alavancas para controlar cockpits altamente tecnologizados, os gerentes de projetos devem adotar a tecnologia para ter tranquilidade e se concentrar nas tarefas realmente importantes.

Passo 1: Lidar com a solicitação do cliente
Passo 2: Preparar o projeto
Etapa 3: Encontrar tradutores
Etapa 4: Executar a tradução
Etapa 5: Garantir a qualidade
Etapa 6: Entrega
Etapa 7: Pagamentos

Naturalmente, essas tarefas podem ser divididas entre algumas pessoas — tudo depende da estrutura do LSP. O contrário também é verdadeiro: um gerente de projetos pode — e geralmente o faz — gerenciar vários fluxos de trabalho simultaneamente. Esse padrão não linear aumenta o número de coisas que podem dar errado.

As subetapas típicas são:

• Receber a solicitação

• Calcular a contagem de palavras

• Preparar um orçamento

• Verificar se há requisitos adicionais, tais como

• Digitalizar um PDF

• Baixar o conteúdo de um site

• Remover dados confidenciais antes da tradução

Sem automação, tanto o cliente quanto o fornecedor não têm uma maneira padrão de solicitar e aceitar projetos, usando e-mails ou mensagens instantâneas. Isso leva a erros humanos:

• Você precisa manter as solicitações relacionadas ao projeto junto com todos os outros e-mails e, portanto, corre o risco de perdê-las.

• Se uma solicitação adicional chegar para um projeto existente, você precisa se lembrar qual é e marcá-la.

• Você precisa anexar novamente todas as informações e arquivos necessários em seu sistema de gerenciamento de projetos — se você tiver um — ou, novamente, mantê-los em sua caixa de correio.

• O cliente precisa esperar pela resposta do fornecedor para obter um orçamento, mesmo para uma solicitação de tradução simples. E, se ele enviar a solicitação para vários fornecedores, o primeiro a responder poderá ficar com o trabalho.

1. Processe as solicitações dos clientes mais rapidamente
O cliente pode enviar um documento — ou carregá-lo através de um portal — e obter imediatamente uma cotação aproximada. Os gerentes de projeto não precisam mais lidar com e-mails ou baixar/carregar arquivos. Isso é especialmente útil se o TPM trabalha com muitos pedidos simples, onde as operações manuais se tornam uma grande perda de tempo.

2. Habilite a localização contínua
Como alternativa, eles podem usar um conector API para os principais sistemas de gerenciamento de conteúdo ou repositórios, como Wordpress, Drupal, GitHub, etc. A troca automatizada de conteúdo elimina a sobrecarga relacionada às atualizações, que podem ocorrer com frequência com os clientes ágeis de hoje. O conteúdo necessário para tradução está sempre ao alcance do gerente, pronto para ser trabalhado.

3. Evite erros humanos
Os arquivos aparecem automaticamente no mesmo sistema em que serão processados e traduzidos. Isso evita ações manuais dispendiosas e, ao mesmo tempo, minimiza erros humanos. Todos os participantes podem ter certeza de que os colaboradores estão trabalhando exatamente nos mesmos documentos e versões enviados pelo cliente.

Como resultado, o TPM mantém o “transportador” constantemente pronto para novos pedidos, e o cliente pode ter certeza de que ele será tratado com confiabilidade.

Após a confirmação do pedido, o objetivo do TPM é preparar o projeto para tradução o mais rápido possível.

As subetapas típicas são:

• Pré-processar e analisar os arquivos,

• Analisar as informações acompanhantes,

• Calcular estatísticas internas,

• Planejar prazos internos.

• Se um arquivo for muito grande para um único tradutor, você terá que dividi-lo em várias partes para atribuí-lo a diferentes pessoas (isso se cruza com a Etapa 3).

• Você precisa lembrar se já teve projetos semelhantes no passado, que podem ou não conter partes do mesmo texto e usar a mesma terminologia.

• Você deve verificar se há repetições, totais ou parciais, neste novo projeto, para que seus tradutores não façam o mesmo trabalho duas vezes.

• Você precisa excluir manualmente o texto que não precisa de tradução, por exemplo, trechos de código-fonte.

Assim, o objetivo da automação é permitir que os TPMs:

1. Siga um processo mais simples
A solução deve permitir que o TPM atribua diferentes partes de um documento a diferentes pessoas sem dividi-lo (veja também a Etapa 3). Isso reduz o erro humano e acelera o processo: por exemplo, se um tradutor não responder, você pode simplesmente reatribuir sua parte a outro tradutor sem ter que perder tempo redividindo o documento.

2. Reutilize traduções e terminologia anteriores
Memórias de tradução (TM) e glossários específicos para cada cliente ajudam a manter a coerência da voz do cliente ao longo dos projetos. Os clientes se preocupam tanto com o estilo quanto com os custos. As memórias de tradução permitem que o fornecedor ofereça descontos aos seus clientes quando o conteúdo repetido é traduzido, enquanto os glossários garantem que a mesma terminologia seja usada em todo o projeto.

3. Calcular estatísticas internas
As estatísticas internas de correspondências de TM, repetições e assim por diante podem não ser as mesmas que as fornecidas ao cliente. Por exemplo, o fornecedor pode querer cobrar ao cliente pela contagem total de palavras, pagando menos aos tradutores pelas correspondências de TM.

4. Forneça comentários específicos ao contexto
Capturas de tela e explicações para determinadas partes do texto original aumentam consideravelmente a adequação da tradução, pois os tradutores sempre sabem exatamente onde o texto aparece e o que significa — já que nem todas as sequências de caracteres são autoexplicativas.

5. Gerencie melhor os prazos
O sistema deve sugerir automaticamente prazos para cada etapa do fluxo de trabalho com base na produtividade histórica ou no número de tradutores necessários, se o prazo for predefinido. Diferentes pares de idiomas e especializações têm diferentes produtividades médias de tradução. Ter um sistema que forneça sugestões baseadas em dados ajudará os TPMs a tomar melhores decisões.

Como resultado, em vez de um conjunto aleatório de ferramentas e recursos desconectados, você tem um único painel onde pode tomar as melhores decisões antes de prosseguir para a próxima etapa de encontrar fornecedores.

As subetapas típicas são:

• Verifique os especialistas internos, se houver algum.

• Verifique os freelancers conhecidos, com base no orçamento e outras expectativas.

• Encontre novos freelancers, com base nessas expectativas.

• Opcional: reserve especialistas para um trabalho futuro anunciado pelo cliente.

Sem automação, o fluxo de trabalho típico consiste em consultar as pessoas sobre sua disponibilidade diretamente por meio de mensagens instantâneas ou listas de e-mail. Isso leva muito tempo e torna o processo inviável:

• Alguns dos seus funcionários podem sair de férias ou adoecer.

• Eles podem ter muitas tarefas de outros clientes — ou até mesmo dos seus colegas de trabalho.

• Você precisa manter uma planilha ou outro meio de rastrear quem está disponível.

• Escrever uma mensagem introdutória,

• Verificar os antecedentes das pessoas que responderem,

• Incorporar os selecionados ao seu fluxo de trabalho.

1. Mova o fluxo de trabalho para um único local
Quando todo o fluxo de trabalho é transferido para uma única plataforma, o TPM não precisa perder tempo alternando entre aplicativos/sites. Usar uma única experiência do usuário para gerenciar o processo de seleção de fornecedores não só economiza esforços, mas também reforça a consistência e a confiabilidade: seja qual for o seu processo preferido — interno ou baseado em freelancers —, a sequência de ações é semelhante e familiar.

2. Torne o processo de seleção baseado em dados
O TPM possui informações detalhadas — e verificáveis — sobre as habilidades, a experiência e o feedback dos tradutores em seus perfis, com o sistema sugerindo automaticamente especialistas com base no histórico de seus textos traduzidos e no material de origem em questão.

Designar as pessoas certas pode ser um desafio, pois muitos tradutores afirmam ter mais experiência em determinados assuntos do que realmente têm. Ter um sistema com sugestões baseadas em dados reais mantém esse problema sob controle.

3. Habilite o acompanhamento da disponibilidade e da produtividade
O TPM pode acompanhar a disponibilidade de cada tradutor com base na carga de trabalho atual e na produtividade histórica — ambas facilmente calculadas, uma vez que todo o trabalho é feito em um único local. Não há dois tradutores que trabalhem à mesma velocidade, e nem todos podem estar no mesmo fuso horário, especialmente em projetos multilíngues, portanto, distribuir o trabalho entre os tradutores é uma tarefa altamente não linear. Ter uma máquina para fazer todos os cálculos é uma grande ajuda.

Como resultado, o TPM pode encontrar e designar freelancers em questão de minutos ou até segundos e passar para outros projetos.

Por fim, chegamos à essência do trabalho, onde o objetivo é concluir o projeto dentro do prazo e com um alto padrão de qualidade (veja também a Etapa 5).

As subetapas típicas são:

• Monitorar o progresso

• Lidar com perguntas dos tradutores

• Evitar o não cumprimento de prazos

Sem automação, todo o processo é uma caixa preta para o TPM:

• Não há como o TPM verificar o andamento do projeto, a não ser perguntando aos tradutores.

• Não há como se comunicar com os tradutores, a não ser enviando e-mails ou mensagens instantâneas.

• Não há como ter certeza de que os tradutores estão realmente fazendo o que dizem que estão fazendo.

1. Acompanhe o progresso
O TPM precisa ver informações em tempo real sobre o progresso de cada documento e subtarefa dentro do projeto. Manter-se atualizado permite que o gerente resolva os problemas logo no início e garanta a entrega no prazo. Se um tradutor não responder ou não houver progresso por um longo tempo, o TPM pode reatribuir a tarefa a outras pessoas.

2. Comunique-se dentro do contexto
O TPM deve ser capaz de ler e responder às perguntas específicas dos tradutores dentro do seu contexto. Discussões específicas sobre o contexto economizam tempo ao esclarecer o contexto de cada pergunta e fornecem um único local onde todos os comentários podem ser tratados. Além disso, se for um projeto multilíngue, o comentário fica visível para todos os tradutores, para que você não precise lidar com as mesmas perguntas repetidamente.

3. Fique atento
O sistema deve enviar notificações quando detectar possíveis problemas. Um exemplo é a já mencionada falta de progresso. Outros incluem prazos se aproximando, tradução muito lenta — ou muito rápida —, falta de edição de tradução automática por parte do pós-editor e assim por diante.

Como resultado, o TPM poderá ver todo o processo e responder a qualquer situação de alerta com uma decisão rápida e bem informada.

As subtarefas típicas são:

• Reutilizar dados históricos antes do processo

• Controlar a qualidade durante o processo

• Aprender lições após o processo

• Lidar com reclamações de clientes

Sem automação, a garantia de qualidade é principalmente reativa e intuitiva. O TPM pode designar um editor para revisar uma tradução concluída, coletar o feedback e, dependendo dele, continuar ou deixar de trabalhar com o mesmo tradutor no futuro. Essa abordagem está longe de ser ideal:

Como resultado, muitos TPMs precisam confiar apenas em seus instintos ao tomar decisões relacionadas à qualidade.

1. Baseado em dados
Todos os dados históricos sobre qualidade são armazenados de forma confiável e estruturada. Ter todos os dados relacionados à qualidade armazenados em um único local permite que eles sejam reutilizados por outros gerentes de projeto. Da mesma forma, como TPM, você pode reutilizar os dados relatados por outros TPMs.

2. Proativo
A plataforma sugere automaticamente tradutores com base em sua experiência e conhecimento do assunto. Como já mencionado na Etapa 3, designar o tradutor mais adequado para um determinado trabalho resulta em maior produtividade e melhor qualidade.

3. Colaborativo
Os editores podem revisar o trabalho dos tradutores não após, mas durante o processo. Se o TPM puder designar um editor quando a tradução estiver apenas 10% concluída, ele poderá identificar prontamente quaisquer problemas graves de estilo, terminologia ou falta de habilidades por parte do tradutor e corrigi-los antes que se tornem muito caros para serem corrigidos.

Como resultado, a garantia de qualidade torna-se onipresente no processo de tradução, afetando cada etapa e resultado.

O objetivo desta etapa é entregar os documentos traduzidos ao cliente.

As subetapas típicas são:

• Prepare os arquivos concluídos

• Entregue o resultado

• “Colagem” de partes traduzidas por diferentes tradutores,

• Garantia de que a formatação não seja alterada,

• Para arquivos grandes, upload para redes de compartilhamento de arquivos.

1. Sem “colagem” ou formatação manual
Isso ocorre automaticamente, com cada elemento de texto substituído pela tradução correta. Com a máquina fazendo a maior parte do trabalho, o TPM agora pode apenas fazer uma verificação rápida após baixar o arquivo para garantir que tudo esteja no lugar.

2. Experiência de usuário único
Todos os arquivos permanecem no mesmo local, podendo ser baixados pelo TPM ou, no caso de uma solução de portal, pelo cliente. Isso economiza tempo no envio de e-mails ou na notificação do cliente sobre a conclusão e reduz erros humanos, como o envio de arquivos errados e similares.

3. Integração externa
Como alternativa, os arquivos são importados automaticamente para o CMS ou repositório do cliente, tornando desnecessárias quaisquer ações manuais. Isso conclui o processo de localização e libera o TPM da necessidade de lidar com sistemas de terceiros com os quais não tem experiência.

Como resultado, o TPM praticamente não gasta tempo para entregar a tradução.

As subetapas aqui são:

• Calcular pagamentos com base no volume

• Opcional: calcular pagamentos por hora

• Receber o pagamento do cliente

• Pagar aos freelancers

• Você precisa descobrir o método de pagamento preferido de cada freelancer,

• Você precisa calcular manualmente todos os pagamentos, levando em consideração quaisquer descontos de TM e similares,

• Você precisa enviar manualmente cada pagamento a cada freelancer,

• Você precisa preencher a documentação e cumprir as legislações tributárias de cada país ao qual você paga.

Como resultado, o TPM passa mais tempo fazendo isso do que seu trabalho real — sem mencionar os custos indiretos que isso envolve.

1. Cálculo automático de pagamentos
Todos os pagamentos são calculados automaticamente com base no trabalho realizado, tarifas, correspondências de memórias de tradução, etc. Com a integração entre trabalho e pagamentos, não há mais necessidade de fazer cálculos externos — todos os dados estão disponíveis para que o sistema faça as contas.

2. Sem pagamentos individuais
O pagamento é feito uma única vez e em lote, com todos os valores adicionais distribuídos automaticamente entre os freelancers. Essa é a maior economia de tempo, pois não há necessidade de o TPM lidar com cada pagamento da empresa para o freelancer individualmente, o que significa horas de trabalho economizadas todas as semanas.

3. Conformidade fiscal e legal
Todas as questões fiscais e burocráticas são tratadas pela plataforma que fornece a tecnologia de pagamento, e não pela TPM. Lidar com as complexidades do processamento de pagamentos em cada localização geográfica é uma tarefa árdua, por isso, ter uma entidade terceira a fazer isso poupa-lhe não só stress, mas também potenciais multas.

Como resultado, a TPM se livra de uma das partes mais enfadonhas do seu trabalho, enquanto os freelancers recebem pagamentos em suas moedas e usando seus métodos preferidos.

Em ambos os casos, isso não é algo que vai mudar da noite para o dia, nem mesmo em alguns anos. O que podemos afirmar com certeza, porém, é que os prestadores de serviços linguísticos que não adotarem a automação ficarão para trás, presos a soluções que não funcionam mais.

De que lado você estará?