BlogDo back-office aos clientes diretos: estudo de caso da Idea Translations

Do back-office aos clientes diretos: estudo de caso da Idea Translations

Ahh... traduções. Uma forte representação da lei da oferta e da demanda. Uma forma de conectar nações e fazer história, e agora uma mercadoria acessível por meio de tecnologia comum.

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Ahh... traduções. Uma forte representação da lei da oferta e da demanda. Uma forma de conectar nações e fazer história, e agora uma mercadoria acessível por meio de tecnologia comum. Como tradutor, você pode considerá-la uma arte. Como cliente, você pode considerá-la um meio para atingir um fim. Como LSP, no entanto, ela deve ser a fusão de ambos os mundos.

Conversamos com Sergio Atristain da Idea Translations, uma empresa que navegou com sucesso pelas águas da agregação de valor e agora prospera no mundo comoditizado das traduções como um LSP.

Um escritório administrativo

A Idea Translations começou como uma agência de back-office para grandes empresas de tradução — Sergio descreve o papel da empresa naquela época como uma “fábrica de projetos”. Então, algo inesperado aconteceu. “Tínhamos um cliente muito grande, uma das maiores empresas de tradução do mundo, responsável por cerca de 80% da nossa receita”, diz ele. “Essa empresa mudou sua estratégia e nos excluiu completamente de sua rotina de trabalho.”

“Tínhamos um cliente responsável por 80% da nossa receita. Então, eles mudaram sua estratégia e nos excluíram de sua rotina de trabalho.”

Mas acabou sendo uma bênção disfarçada. Ao longo de 10 anos, a empresa evoluiu de uma “fábrica” para líder do setor. Eles foram forçados a mudar para sair de uma situação fora de seu controle. Mas o que estava sob seu controle era sua força de vontade para fazer o negócio funcionar, apesar dos desafios.

Obrigados a encontrar novos clientes, eles olharam para dentro da empresa para descobrir onde estava sua especialidade. Como a maior parte do trabalho girava em torno da área da saúde, a decisão de investir nesse nicho surgiu naturalmente. E, querendo se proteger contra uma situação semelhante no futuro, eles decidiram deixar de ser apenas mais um elo na cadeia de tradução. Era hora de buscar clientes diretos.

Indireto

Eles visaram empresas com escopo e escala semelhantes aos seus: empresas de médio porte que buscavam expandir-se e que estavam insatisfeitas com suas relações de trabalho anteriores. As pessoas com quem conversaram tinham o mesmo nível de maturidade que eles, e seus campos de ação e experiências em comum ajudaram a criar um bom vínculo.

Eles rapidamente descobriram que trabalhar com clientes diretos trazia muitas vantagens, mas também envolvia muito mais esforço. Focar nos seus clientes significa entendê-los muito melhor e conhecer o objetivo final deles. Você precisa saber quais são os problemas deles e quais soluções eles precisam. O trabalho não é mais contar palavras e produzi-las dentro do prazo.

Concentrar-se nos seus clientes significa conhecer o objetivo final deles. O trabalho já não consiste em contar palavras e produzi-las dentro do prazo.
Como a maior parte do trabalho deles já estava focada na área da saúde, eles tinham uma compreensão muito melhor das necessidades dos laboratórios e organizações de saúde dos Estados Unidos. Mas todos ao seu redor afirmavam que podiam oferecer o mesmo, e tudo com a mesma “qualidade de primeira classe”. Em um mercado onde os clientes nem sempre conseguem perceber a diferença, como se destacar da concorrência? A solução deles foi investir em recursos que atendessem às necessidades dos clientes, e não apenas em tradução. “Um cliente nos procurou com um desafio específico: treinar suas enfermeiras e funcionários administrativos, e nos pediu para criar um curso de e-learning”, conta Sergio. “Fizemos uma pequena pesquisa e aceitamos o projeto, pois entendemos que esse era um grande espaço que nos permitiria abordar empresas que precisavam treinar suas forças globais, mas não queriam se envolver nos aborrecimentos de um treinamento ministrado por instrutores. Foi assim que começamos no espaço do e-learning.” A estratégia funcionou. “Acumulamos vários recursos que nos ajudariam a simplificar a maioria desses projetos e investimos pesadamente em tecnologia e em pessoas capazes de lidar com projetos de e-learning”, diz ele. “Agora, temos vários clientes que nos contratam para projetos de e-learning, bem como para serviços de saúde.” Eles pararam de tentar atender a todos com todos os serviços e concentraram todos os seus esforços em conhecer seus clientes, aprender mais sobre suas necessidades e desenvolver maneiras de tornar a vida deles mais simples e fácil.

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Mas não são apenas as pequenas empresas que podem se beneficiar da diversificação. Sergio cita a Transperfect como exemplo:
“É uma daquelas empresas que conseguiu capitalizar o fato de ser muito mais do que apenas uma prestadora de serviços linguísticos”, diz ele. “Eles entenderam que ir além dos serviços estritamente de tradução e entrar na gestão, adaptação, edição e manipulação de conteúdo é um passo estratégico para o futuro.”

Desafios

Mas a mudança de um back-office para o atendimento direto aos clientes não foi tão simples quanto parece. Houve muitas dificuldades ao longo do caminho, especialmente em termos de recursos e funcionalidades que se tornaram necessários para manter o fluxo de trabalho. Sergio menciona que uma das maiores dificuldades que tiveram durante esse período de adaptação de quatro anos foi a parte administrativa. Quando eram uma “fábrica”, tudo o que precisavam eram gerentes de projetos de tradução para gerenciar o lado linguístico das coisas. Mas, com clientes diretos, precisavam ter pessoas disponíveis o tempo todo que tivessem uma visão, a fim de prever as necessidades dos clientes, habilidades interpessoais e conhecimento, para poder discernir o que o cliente realmente queria, já que às vezes eles próprios não tinham certeza.Outro revés foi o fato de que os clientes diretos tinham muito mais solicitações, pois nem sempre conseguiam fazer certas adaptações por conta própria. Eles podiam pedir para você fazer a formatação ou a publicação, fornecer idiomas adicionais de regiões totalmente diferentes ou solicitar informações que você não precisaria saber de outra forma.Por último, mas não menos importante, a estrutura dos pedidos mudou. “Temos alguns clientes que nos fornecem projetos muito, muito pequenos — acredito que nosso ‘recorde’ foi de 50 centavos”, diz Sergio. “Um projeto como esse vai fazer você perder dinheiro apenas com o trabalho administrativo que exige.” Tudo isso obviamente exige ferramentas que ajudem a reduzir o trabalho manual. “Você precisa de algum tipo de automação de projetos: criação automatizada de ordens de compra, faturamento automatizado e assim por diante”, diz Sergio. “Esses são fatores-chave que lhe dão uma vantagem competitiva sobre seus colegas mais burocráticos.”

Dica profissional: coloque sua gestão de tradução no piloto automático com o Smartcat.Você não pode simplesmente pular de um sistema para outro e deixar todo mundo louco no processo”, diz Sergio. “Existem muitas ferramentas no mercado, mas algumas delas realmente complicam as coisas.”

A busca da empresa pela solução perfeita está longe de terminar. “O que me mantém acordado à noite é tentar encontrar um processo que funcione para todos os projetos”, diz Sergio. “Esta é uma jornada constante.”

A decisão é sua

Esta é a história de Sergio, mas é claro que sua LSP pode não precisar tomar tais medidas. Há vantagens em trabalhar como back-office. De acordo com Sergio, as empresas que fornecem serviços de tradução a outras agências têm menos necessidades de marketing, seus investimentos iniciais não são tão altos e é muito mais fácil organizar seu fluxo de trabalho. É um projeto que entra e sai sem muito pensamento estratégico.

As desvantagens são que você depende de outros para lhe fornecer trabalho. E como as traduções têm sido frequentemente tratadas como uma mercadoria, você tem que competir com outros pela sua posição, o que pode envolver a redução dos seus preços. Além disso, a sua parte no projeto já é menor porque você é apenas uma peça do quebra-cabeça.

Mas se você for capaz e estiver disposto a dar o salto e expandir, há oportunidades de crescimento, tanto econômico e empresarial quanto de realização pessoal. Como ficou evidente na história de Sergio, os LSPs podem fornecer mais do que um mero serviço quantitativo, mas uma oferta completa de valor agregado. Tudo o que eles precisam para prosperar é parar de pensar em vender e começar a se concentrar em resolver os problemas de seus clientes.

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Kacie Saxer-Taulbee
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Kacie Saxer-Taulbee

Kacie Saxer-Taulbee is Director of Growth at EverQuote and a data-informed content leader with a background in high-scale B2B SaaS, legal tech, and insurtech. As former Director of Content and Strategic Brand at Smartcat, she led global storytelling efforts connecting thought leadership with AI-powered localization and multilingual communication.

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Nicole DiNicola
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Nicole DiNicola

Nicole DiNicola is Senior Director of Product Marketing at Progress Software and a high-performing, empathetic global marketing leader with over 15 years of experience in B2B technology. She previously served as Global VP of Marketing at Smartcat, leading global marketing strategy, growth, and enablement for AI-powered content and localization solutions.

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“Este foi um dos nossos primeiros investimentos em IA. O que antes levava semanas agora leva minutos — a tradução acontece em paralelo com todo o resto, e a equipe de marketing assume o processo de ponta a ponta.”
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