Como a TopCon escalou com segurança seu processo de localização de conteúdo: estudo de caso

Quando a Topcon começou a observar um crescimento exponencial na sua gama de produtos, rapidamente descobriu que a sua configuração de localização não conseguia lidar com o volume crescente de materiais de formação localizados e cursos de eLearning necessários para apoiar clientes e funcionários globais.

Para remediar isso, Michelle Quirke, Gerente de Engajamento de Programas da Topcon com sede na Austrália, optou por trabalhar com a Smartcat como parceira estratégica para dimensionar o conteúdo multilíngue, melhorar a produtividade e aumentar a velocidade de lançamento no mercado.

Fundada em 1932, a Topcon Corporation é um fabricante global nos setores de posicionamento (levantamento e GPS), construção e agricultura. Com 5.000 funcionários, a Topcon possui 65 escritórios em 29 países em todo o mundo e entrega produtos para 198 países e regiões. Em 2021, a Topcon faturou 137,2 bilhões de ienes em vendas líquidas (cerca de US$ 1 bilhão).

Sempre que a empresa lança um novo produto, Michelle e sua equipe precisam fornecer materiais de eLearning e treinamento para clientes e funcionários em todo o mundo para garantir que todos estejam atualizados e totalmente treinados.

Eles precisam traduzir regularmente o conteúdo instrucional para 10 idiomas: alemão, francês, italiano, japonês, holandês, espanhol, russo, turco, chinês simplificado e português brasileiro.

Antes de trabalhar com a Smartcat, a Topcon tinha alguns processos básicos de tradução que funcionaram por algum tempo, mas quando a empresa começou a crescer exponencialmente alguns anos atrás, ela precisava de uma maneira de escalar e acelerar o processo de localização. Michelle e sua equipe precisavam especificamente de uma forma de dimensionar o conteúdo multilíngue em seus escritórios regionais e para seus clientes internacionais.

Além disso, a equipe de Michelle estava pedindo a funcionários comuns sem experiência em localização para traduzir conteúdo. Embora fossem falantes nativos, eles não tinham experiência e, em última análise, tinham largura de banda limitada para ajudar na carga de trabalho.

Os fluxos de trabalho de IA humana intuitivos e fáceis de usar da Smartcat capacitaram a Topcon, e a equipe de Michelle especificamente, a configurar um processo de localização sustentável e produtivo, que exigiu integração mínima e forneceu transparência em todas as funções.

A equipe de Michelle intensificou ainda mais seu jogo de localização e criou guias de estilo e vozes personalizadas para suas personas de clientes, que, além de glossários, poderiam adicionar como recursos ao Smartcat.

“A facilidade de uso da plataforma intuitiva da Smartcat, o suporte que a Smartcat fornece e a capacidade de encontrar revisores ou fornecedores freelancers dentro da mesma plataforma. Tudo o que preciso está aqui, em uma solução de IA em linguagem empresarial.”

A equipe de Michelle conseguiu usar a terceirização de revisores por IA da Smartcat, a primeira do setor, para encontrar, integrar e lançar rapidamente projetos com tradutores e revisores do Smartcat Marketplace, que é integrado aos seus fluxos de trabalho de IA e humanos. O Marketplace da Smartcat é o maior do setor, com mais de 500.000 revisores e agências verificados. Na verdade, a Smartcat se destaca na indústria de localização com mais de 50% do mercado de tradutores em sua plataforma.

Michelle também disse que conseguiu cultivar um relacionamento direto e contínuo com os tradutores contratados pelo Marketplace da Smartcat, que aprenderam sobre os produtos e a voz da marca Topcon.

“Agora podemos criar facilmente variações de um fluxo de trabalho básico de IA e humanos para gerenciar melhor o processo e eliminar tarefas manuais ad hoc. Precisávamos de mais colaboração na fase de criação de conteúdo para garantir que todas as informações em nosso fluxo de trabalho atendessem aos nossos requisitos de tradução.”

Os fluxos de trabalho de localização automatizados eliminam os aspectos de repetição manual, reduzindo o tempo para executar uma tarefa, o risco de erro e a verificação contínua de tarefas que podem ter sido perdidas. Anteriormente, os processos eram isolados: enviavam e recebiam traduções por e-mail, importavam e exportavam ficheiros manualmente e comunicavam com tradutores e pessoal interno de forma descentralizada.

“Os fluxos de trabalho automatizados de IA e humanos da Smartcat nos permitem 'definir e esquecer' e nos dão confiança de que o trabalho está sendo feito.”

A equipe de Michelle também começou a usar a solução AI Translation da Smartcat com solução automatizada de gerenciamento de projetos “Lights Out”. Ele usa a tradução automática e as memórias de tradução do Smartcat, cuida de operações de rotina, como atribuir e dividir a carga de trabalho entre fornecedores, e oferece total transparência. Ele também cuida do faturamento e do pagamento dos revisores graças à sua plataforma de aquisição compatível com empresas.

“A solução de tradução de IA e gerenciamento automatizado de projetos da Smartcat me economiza tempo e trabalho consideráveis. Depois que eles estiverem configurados, posso deixá-los fazer suas coisas. Todos esses recursos funcionam muito bem juntos.”

Michelle também conectou o Smartcat à integração Jira da TopCon para enviar e receber traduções de forma automática e contínua.

“Assim que uma solicitação de tradução do Jira for aprovada, sou notificado sobre o novo projeto no Smartcat. Eu verifico a configuração do projeto e então o atribuo ao revisor de IA da Smartcat, que faz o sourcing e gerencia o projeto automatizado. Quando o projeto é concluído (após a etapa final de revisão interna), recebo uma notificação de que o ticket de tradução do Jira foi atualizado com os arquivos de destino anexados e o projeto Smartcat está concluído.”

A plataforma de IA fácil de usar da Smartcat também oferece flexibilidade para que os desenvolvedores personalizem fluxos de trabalho e integrações, o que é um ponto que Michelle observou que ajudou em seus fluxos de trabalho.

“Produzimos 298 projetos; destes, mais de 80% foram para cursos de eLearning. O Smartcat nos permitiu aumentar nossos dois idiomas de destino iniciais para dez com facilidade e rapidez.”

O que antes levava 13 horas para o departamento produzir um curso de eLearning em 10 idiomas foi reduzido para 11 horas por curso com a nova integração do Jira. A tradução de IA e o gerenciamento automatizado de projetos da Smartcats, que gerencia o projeto desde a atribuição da tarefa até a conclusão, economizam à TopCon cerca de duas horas adicionais por curso.

“O resultado mais significativo é minha confiança em nossa capacidade de aumentar de forma fácil e rápida a quantidade de localização de conteúdo que podemos realizar. Com nosso público principal composto por funcionários, revendedores, clientes e usuários finais, temos o potencial de fornecer algum valor agregado real à sua experiência de aprendizado.”