Como a centralização dos serviços de idiomas pode ajudar a construir comunidades mais inclusivas: um estudo de caso da cidade de Seattle

Este artigo é um resumo de um estudo de caso publicado originalmente no site do Migration Policy Institute. O autor do estudo de caso é Peggy Liao , especialista em programas e políticas de acesso a idiomas da cidade de Seattle.

Quando falamos sobre acesso a idiomas, muitas vezes pensamos em fornecer serviços de interpretação para ajudar pessoas com proficiência limitada em inglês (LEP) a se comunicarem com funcionários do governo e a participarem da vida cívica. Mas a tradução é igualmente importante – se não mais.

A cidade de Seattle aprendeu isto em primeira mão quando renovou o seu programa de acesso a línguas durante a pandemia da COVID-19. A cidade há muito confiava numa abordagem descentralizada à tradução, mas decidiu centralizá-la para garantir um verdadeiro acesso aos residentes imigrantes e refugiados.

Neste estudo de caso, veremos como a cidade de Seattle centralizou seus serviços de tradução, quais benefícios ela obteve até agora e quais medidas outras cidades podem tomar para melhorar seus próprios programas de acesso a idiomas.

Antes de centralizar seus serviços de tradução, a cidade de Seattle tinha um sistema descentralizado em que cada departamento era responsável por contratar serviços de idiomas conforme necessário. Essa abordagem fragmentada era ineficiente e frequentemente resultava em duplicação de esforços e qualidade inconsistente.

Devido à falta de uma base de dados central onde todas as traduções sejam armazenadas, vários departamentos podem acabar traduzindo o mesmo documento várias vezes. Além do aumento de custos, isso também pode significar que o mesmo termo pode ser traduzido de forma diferente entre os departamentos, o que pode confundir e frustrar os moradores do LEP.

À medida que a cidade enfrentava uma procura sem precedentes de serviços de tradução durante a pandemia, determinou que precisava de uma abordagem mais simplificada e centralizada.

A primeira coisa que a cidade de Seattle fez foi centralizar a tradução de documentos . Para isso, foi criada uma equipe de mais de 50 profissionais da comunidade local para traduzir materiais para os 20 principais idiomas de Seattle. A Equipe de Acesso ao Idioma do Escritório de Assuntos de Imigrantes e Refugiados (OIRA) tornou-se o centro de serviços de tradução.

Em segundo lugar, a cidade decidiu usar uma plataforma de linguagem para dar suporte aos seus esforços de centralização. Depois de analisar diversas opções, a cidade escolheu a Smartcat, uma plataforma de IA de linguagem empresarial baseada em nuvem. A sua natureza online facilitou o acesso à força de trabalho distribuída da cidade e as suas muitas funcionalidades – como memória de tradução, glossários e ferramentas de garantia de qualidade – ajudaram a optimizar os fluxos de trabalho e a acelerar o processo, mantendo a qualidade. A plataforma também permite pagar todos os fornecedores de uma só vez, o que agiliza o processo de aquisição.

Se anteriormente diferentes departamentos pudessem traduzir o mesmo documento várias vezes, agora haveria um repositório central para todas as traduções, para que qualquer departamento pudesse acessá-las e reutilizá-las conforme necessário.

Com o novo sistema em vigor, a Equipa de Acesso a Idiomas poderá agora tratar os pedidos de serviços de tradução com muito mais eficiência.

Veja como funciona:

1. Qualquer funcionário municipal pode enviar um documento para o portal Smartcat. Eles podem ver o custo imediatamente e posteriormente acompanhar o progresso.

2. A equipe de acesso ao idioma vê o projeto aparecer em seu espaço de trabalho do Smartcat. Eles podem traduzi-lo por IA e então atribuir a revisão a um revisor da comunidade.

3. Os revisores da comunidade acessam o Smartcat e veem uma interface tabular onde o texto original é dividido em frases, representadas como linhas. Eles veem o original à esquerda e a tradução da IA à direita.

4. Se houver vários revisores trabalhando no mesmo documento, eles poderão ver o progresso uns dos outros em tempo real e deixar comentários.

5. No processo, os revisores têm acesso às memórias de tradução, ou seja, ao banco de dados de conteúdos traduzidos anteriormente. Eles também não precisam pesquisar manualmente. Sempre que o Smartcat “vê” uma tradução que já foi feita, ela aparece como uma sugestão.

6. Os revisores também podem acessar glossários, onde podem consultar palavras ou frases específicas cujas traduções foram aprovadas como padrão.

7. Assim que a tradução estiver concluída, a Equipe de Acesso ao Idioma poderá vê-la imediatamente, sem a necessidade de enviar ou receber arquivos por e-mail.

8. Duas vezes por mês, a equipe preparará uma fatura na plataforma com todas as traduções concluídas no mês. Após o pagamento da fatura, a Smartcat distribui os fundos aos revisores de acordo.

Até agora, a cidade de Seattle viu uma série de benefícios ao centralizar seus serviços de idiomas de várias maneiras.

• Acesso equitativo . Ao consolidar todos os serviços linguísticos num só local, a cidade conseguiu proporcionar acesso equitativo aos residentes imigrantes e refugiados . Agora a divulgação e a comunicação podem ser realizadas de forma mais coordenada, com todos os departamentos trabalhando a partir do mesmo banco de traduções.

• Comunicação consistente . O uso de memórias de tradução e glossários pela cidade ajudou a garantir uma comunicação consistente e profissional no idioma em todos os departamentos. Memórias de tradução e glossários ajudam a garantir que o mesmo termo seja traduzido da mesma maneira todas as vezes, para que não haja confusão ou frustração para os residentes do LEP .

• Fluxos de trabalho de IA eficientes . O uso de IA ajudou a otimizar os fluxos de trabalho e a acelerar o processo de tradução, mantendo a qualidade. Como todos os departamentos agora têm acesso ao mesmo conjunto de traduções, não há necessidade de duplicar esforços ou se preocupar com inconsistências .

• Mão de obra local . Ao fazer parcerias com revisores da comunidade, a cidade conseguiu dar suporte à força de trabalho local. Desta forma, os residentes imigrantes e refugiados não só têm melhor acesso aos serviços da Cidade, mas também a oportunidade de trabalhar para a Cidade e contribuir para a sua comunidade .

A história da cidade de Seattle não é de forma alguma única. Na verdade, muitas outras cidades e municípios enfrentam os mesmos desafios no que diz respeito ao acesso linguístico. Isso é especialmente relevante na atual situação geopolítica, em que centenas de milhares de refugiados e imigrantes estão migrando para cidades ao redor do mundo.

A experiência da cidade de Seattle pode ajudar outros municípios a melhorar os seus próprios programas de acesso linguístico, seguindo estes cinco passos principais:

1. Ponto único de responsabilidade . Ao nomear um funcionário a tempo inteiro para a política de acesso a línguas, a cidade pode garantir que o programa recebe a atenção que merece.

2. Estandardização . Ao criar glossários e usar memórias de tradução , a Cidade pode garantir que suas traduções sejam consistentes e de alta qualidade.

3. Comunidades locais . Ao fazer parcerias com revisores profissionais locais, a cidade pode apoiar a força de trabalho local .

4. Tecnologia . Ao usar a tecnologia criteriosamente, a cidade pode otimizar os fluxos de trabalho e acelerar o processo de tradução, mantendo a qualidade.

Compartilhando melhores práticas . Ao aderir a uma rede regional de acesso linguístico , a cidade pode partilhar melhores práticas com outros municípios e aprender com as suas experiências.

Graças às soluções de localização de IA oferecidas pela Smartcat, as cidades podem adotar uma abordagem mais holística e coordenada ao acesso ao idioma. Ao centralizar seus serviços de idiomas, eles podem garantir acesso equitativo para todos os residentes, fluxos de trabalho eficientes e comunicação consistente entre todos os departamentos.