31 horas de trabalho economizadas mensalmente: a transformação da tradução da Babbel com Smartcat

Theresa Hein, líder de estratégia de conteúdo e localização, e Chiara Zannoni, gerente de localização da equipe de marketing, conversaram com a chefe de conteúdo da Smartcat, Loie Favre, para discutir como seus projetos de tradução progrediram desde que começaram a usar a Smartcat em outubro de 2022.

Com os departamentos de marketing e produtos sendo seus dois maiores clientes internos, a equipe de localização é responsável por localizar uma variedade de tipos de conteúdo:

• Artigos de blog

• Todos os ativos de marketing pagos e orgânicos

• CRM (grande parte de seu conteúdo)

• Pesquisas para as equipes de pesquisa de mercado e UX

• Interface de usuário do produto

• Multimídia incluindo vídeo, YouTube, legendas e scripts

Para começar, eles discutiram alguns dos problemas que estavam enfrentando antes de começar com a Smartcat.

Antes de mudar para o Smartcat, o processo de tradução era distribuído em algumas plataformas e envolvia muito trabalho manual, como copiar e colar entre aplicativos. Eles armazenaram artigos como Documentos do Google e precisavam baixar manualmente os textos-fonte do WordPress e depois carregá-los novamente. Para cada solicitação de tradução, eles precisavam criar um ticket no ClickUp (ferramenta de gerenciamento de projetos não feita para localização).

Encontrar fornecedores competentes para lidar com a crescente variedade de idiomas traduzidos necessários para a Babbel consumiu muito tempo. 

A equipe dedicou um tempo significativo vasculhando diversas plataformas (LinkedIn e redes pessoais) em busca de fornecedores adequados, coletando detalhes relevantes, engajando-se em negociações para estabelecer termos e taxas, realizando testes e facilitando o processo de onboarding, contando principalmente com a comunicação por e-mail. 

Além disso, a equipe enfrentou desafios específicos para encontrar fornecedores que fossem proficientes em combinações raras de idiomas.

A Babbel tinha um grupo de cerca de 50 fornecedores autônomos. Todo mês, eles precisavam processar entre 20 e 30 faturas, que eram pagas pelo departamento de contabilidade. Eles monitoravam tudo em planilhas, incluindo tarefas, contagens de palavras, tipos de serviços e preços finais.

Quando os linguistas enviassem faturas, a equipe de localização precisaria compará-las manualmente com as planilhas. Às vezes, a equipe de contabilidade encontrava erros, fazendo com que a equipe de localização tivesse que entrar em contato com os linguistas por e-mail para solicitar correções.

Além de terceirizar e pagar, a equipe de Theresa e Chiara realizou todo o gerenciamento de projetos de localização por meio de diversas plataformas. Um deles era o e-mail, em que muito tempo era gasto discutindo a disponibilidade do fornecedor, trocando arquivos e ouvindo sobre tarefas concluídas, sem nenhuma maneira de ver o progresso dos fornecedores externos em tempo real.

A equipe de localização da Babbel decidiu que precisava de uma abordagem mais simplificada e centralizada para tradução e localização que eliminasse etapas manuais como copiar e colar entre plataformas, longas buscas de fornecedores e pagamentos.

A Smartcat criou um conector WordPress personalizado para o Babbel, que agora é uma integração Plug&Play amplamente utilizada e popular, disponível para todos os usuários da Smartcat.

A revista é um blog centrado na cultura e no idioma que visa inspirar, ajudar e educar os alunos de idiomas da Babbel.

1. O conteúdo é extraído do WordPress automaticamente.

O conector Smartcat WordPress extrai instantaneamente textos de origem do sistema de gerenciamento de conteúdo (CMS) do WordPress e os coloca em um projeto de tradução na plataforma Smartcat AI. As traduções também podem ser solicitadas diretamente no WordPress.

2. Uma tradução de IA é produzida no Smartcat TMS, que foi criado para facilidade, colaboração e alta qualidade. Em seguida, revisores especialistas fazem uma verificação de qualidade quando necessário. Todas as traduções aprovadas são salvas em uma Memória de Tradução.

A tradução da IA é verificada por revisores avaliados do grupo de freelancers da Babbel ou do Smartcat Marketplace. Esses revisores trabalham em colaboração com as equipes de localização e edição da Babbel no Editor Smartcat. Revisores externos verificam a tradução da IA, e a equipe interna aprova o trabalho. 

3. O conteúdo traduzido é recuperado no CMS WordPress e nas versões localizadas do site.

Quando a tarefa de tradução é aprovada, as traduções são automaticamente colocadas de volta nas versões localizadas do site WordPress. Isso cria um processo de localização contínuo que não requer absolutamente nenhuma cópia e colagem.

Os editores locais da Babbel cuidam de qualquer formatação adicional necessária no WordPress e estão achando a nova integração muito útil.

A integração com o Planilhas Google ajudou a equipe da Babbel a criar um fluxo de trabalho de tradução contínuo quando se tratou de localizar seu texto de marketing. Isso significava que eles podiam trabalhar em seu ambiente digital habitual, ou seja, adicionando cópias nas planilhas necessárias para páginas da web, anúncios digitais, recursos visuais, vídeos e muito mais.

A integração do Planilhas Google extrai o texto de origem das planilhas para o Smartcat, onde é traduzido por IA e verificado, quando necessário, por revisores especializados em marketing. Por fim, o sistema puxa o conteúdo localizado envolvente e digno de clique de volta para as colunas de idioma correspondentes.

O Smartcat AI Actions usa aprimoramentos contextuais para produzir traduções e aprender o tom, a voz e a terminologia específica da sua marca. O Smartcat também garante medidas de segurança robustas para proteger os dados do usuário e criptografa e armazena dados em data centers seguros em diferentes locais, aderindo a regulamentações de conformidade rígidas. Os dados nunca são usados para treinar IA generativa.

A gerente de localização, Chiara, agora também usa a solução de compras compatível com empresas Smartcat para contratar fornecedores. Ela usa a funcionalidade de terceirização de IA que combina pares de idiomas dos revisores, especialização, disponibilidade, taxas e avaliações com as necessidades de conteúdo e projeto da empresa.

Além disso, a equipe também tem acesso ao banco de dados do Smartcat Marketplace , com 500.000 linguistas avaliados.

“Com o Smartcat Marketplace, poderíamos cobrir mais idiomas do que antes e ter muita flexibilidade, especialmente ao procurar combinações de idiomas incomuns para nossa revista.”

Com o Smartcat, a Babbel agora pode contratar e pagar todos os revisores sob um único contrato e uma única fatura. Todas as tarefas em andamento e trabalhos concluídos podem ser visualizados em uma página centralizada na plataforma que é atualizada em tempo real, não deixando margem para erros ou mal-entendidos.

A equipe de localização sabia que era importante para sua unidade de negócios calcular e mensurar os KPIs de tradução e localização como um meio de mostrar o progresso feito no ano anterior.

• 7 horas economizadas graças ao conector WordPress

• 4 horas economizadas no processo de faturamento

• 18 horas economizadas ao evitar tarefas de tradução manual

• 2 horas economizadas contratando linguistas

• 95% de entrega pontual

Com qualidade, adequação cultural e centralidade no cliente no centro da cultura empresarial da Babbel, a equipe de localização levou esses valores a sério para elevar ativamente os processos de tradução e localização da empresa. Ao usar a plataforma de IA de idiomas empresariais holística e completa Smartcat, eles conseguiram melhorar a eficiência do fluxo de trabalho e obter mais conteúdo multilíngue em menos tempo.

A equipe de localização da Babbel também conseguiu atingir níveis de qualidade extraordinários como resultado de seus procedimentos definidos de tradução e controle de qualidade: conteúdo 100% de qualidade entregue às partes interessadas internas.

A Babbel continuará usando o Smartcat AI para gerenciar seus materiais de marketing e vendas multilíngues. A equipe de produto confirmou que está no processo de migração para o Smartcat como sua principal ferramenta para localizar a interface do usuário da plataforma de aprendizado Babbel.